Ulgi podatkowe dla spółek Ltd w UK Część 1: R&D Tax Relief

R&D Tax Relief – Innowacja, która się opłaca

R&D (Research and Development) – czyli badania i rozwój – to działalność polegająca na tworzeniu lub ulepszaniu produktów, usług lub procesów poprzez prace techniczne lub naukowe, często w warunkach niepewności co do końcowego rezultatu.

Kiedy myślisz o uldze na badania i rozwój (R&D Tax Relief), zapewne widzisz laboratorium, naukowców w białych fartuchach i milionowe budżety. Tymczasem w praktyce – ulga R&D może należeć się jednoosobowej spółce Ltd, która po prostu… próbowała rozwiązać techniczny problem. Nie musiała go rozwiązać. Wystarczy, że podjęła wysiłek.

I właśnie do tego zachęca HMRC: do próbowania, testowania, tworzenia – nawet jeśli efekt końcowy nie jest rynkowym sukcesem.

Czy to naprawdę dla mnie?

Wyobraź sobie mikrofirmę, której właściciel poleciał na targi do Chin, by znaleźć nowy rodzaj biodegradowalnego opakowania. To nie był wyjazd marketingowy ani networkingowy – on naprawdę szukał materiału, który będzie wytrzymały, tani i spełni wymagania eksportowe. Na miejscu testował próbki, konsultował się z producentami, wrócił z notatkami i planem eksperymentu.

Po powrocie, w swojej hali testowej przeprowadził trzy serie prób. Dwie nieudane – materiały nie wytrzymały. Trzecia częściowo skuteczna. Projekt trwał 4 miesiące i nie przyniósł jeszcze rynkowego efektu, ale firma spełniła wszystkie warunki R&D: była techniczna niepewność, były próby, było dokumentowanie i własny wkład.

Zgłosiliśmy R&D claim. HMRC uznało projekt. Zwrot kosztów: ponad 9 tysięcy funtów.

Co właściwie kwalifikuje się jako R&D?

R&D to nie tylko wielka technologia. To każda działalność, która wymaga rozwoju własnego rozwiązania technicznego, bo gotowe rozwiązania po prostu nie działają. Chodzi o sytuacje, gdzie firma:

• tworzy nowe narzędzie, algorytm, system, recepturę, proces,

• istotnie modyfikuje coś istniejącego, przekraczając typowe zmiany kosmetyczne,

• napotyka problem, którego nie da się rozwiązać gotowym oprogramowaniem lub zakupioną usługą.

Nie liczy się marketing, design, sprzedaż. Ale jeśli problem ma charakter techniczny i prowadzi do testów, prób, dokumentowanych iteracji – jesteś na właściwej drodze.

Przykłady, które pokazują skalę

Biuro rachunkowe, które zamiast korzystać z dostępnych narzędzi klasyfikuje faktury klientów, tworzy własny system rozpoznawania typu wydatku w PDF. Zatrudnia konsultanta IT, testuje 4 wersje, jedna działa. Ulga R&D? Tak.

Firma cateringowa, która rozwija nową linię produktów low-sodium z zachowaniem tekstury. Gotowe składniki nie działają, więc eksperymentuje z proporcjami, temperaturą, mieszaniem. Projekt trwał 2 miesiące, nie trafił jeszcze na rynek. Ulga R&D? Tak.

Landlord w formie Ltd, który nie mógł znaleźć aplikacji do zarządzania ogrzewaniem z dokładnością do 0.2 stopnia. Zatrudnia software developera i tworzy własny system z czujnikami IoT. Ulga R&D? Tak.

A co z firmą logistyczną? Postanawia stworzyć algorytm, który przewiduje korki, pogodę, ograniczenia dla ciężarówek – lepiej niż Google Maps. Projekt trwa 6 miesięcy, zawiera integrację z zewnętrznym API i testy tras na żywo. Ulga R&D? Zdecydowanie.

Koszty, które mogą się kwalifikować

To nie tylko wynagrodzenie inżyniera czy konsultanta. To również:

• pensja dyrektora lub pracowników przypisana do projektu (np. 30% etatu przez 3 miesiące),

• koszt testowego serwera, oprogramowania, subskrypcji SaaS czy AI,

• zużyte materiały (prototypy, próbki),

• część kosztów wyjazdu (bilety, wejściówki, próbki) – jeśli dokumentujesz techniczny cel.

Nie zakwalifikujesz: reklamy, kampanii marketingowej, pracy sprzedawców. Nawet jeśli były przy tym projekcie.

A co jeśli jestem self-employed?

Nie możesz skorzystać z ulgi. R&D Tax Relief jest dostępna wyłącznie dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (Ltd). Jeśli planujesz projekt rozwojowy i działasz jako osoba samozatrudniona – zgłoś się do mnie. Pomogę Ci założyć spółkę i wdrożyć strukturę, która umożliwi legalne rozliczenie kosztów.

Jak wygląda proces?

Ulga R&D zgłaszana jest do HMRC wraz z deklaracją podatku dochodowego (formularz CT600). Można to zrobić:

• podczas składania rocznego zeznania,

• lub jako korektę – maksymalnie do dwóch lat wstecz od zakończenia danego roku obrotowego.

Sam „formularz R&D” nie istnieje – zamiast tego przygotowuje się dokumentację, która zawiera:

1. opis projektu (tzw. technical narrative),

2. kosztorys z podziałem na kategorie (wynagrodzenia, software, materiały),

3. uzasadnienie – jakie były trudności techniczne, jakie działania podjęto.

Myślisz, że Twoja firma może się kwalifikować?

Jeśli choć część Twojej działalności polega na próbach technicznych, rozwoju, testowaniu, modyfikowaniu – porozmawiajmy.

Im szybciej zaczniemy dokumentować działania, tym łatwiej odzyskać to, co legalnie Ci się należy.

Pomagam:

• przygotować dokumentację zgodną z wymogami urzędów,

• stworzyć technical narrative i kosztorys,

• złożyć R&D claim razem z CT600 lub jako korektę.