Co każdy właściciel Ltd musi wiedzieć o Companies House?
Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Wielkiej Brytanii może wydawać się proste – ale tylko wtedy, gdy zna się zasady gry. A te w 2024 roku zmieniły się diametralnie. Jeśli prowadzisz firmę Ltd albo dopiero ją zakładasz – przeczytaj uważnie. Ten tekst może oszczędzić Ci setek funtów, poważnych problemów prawnych i niepotrzebnego stresu.
Autentication Code – Twój PIN do firmy
Każda firma zarejestrowana w Companies House otrzymuje tzw. Authentication Code – 6-znakowy kod, który działa jak hasło do konta Twojej spółki. Z jego pomocą możesz:
- składać online dokumenty (confirmation statement, annual accounts, zmiany dyrektorów lub adresu),
- monitorować status dokumentów,
- dbać o zgodność z przepisami.
📌 Uwaga: Kod wysyłany jest listownie na adres firmy. Nigdy nie należy go ignorować ani oddawać na stałe komuś innemu – nawet księgowej.
📌 Uwaga: Kod ten możesz dowolnie zmienić logując się na swoje konto w Companies House.
Przekazujesz wszystko księgowej? To nie wystarczy
Wielu właścicieli firm myśli: „Mam księgową, więc jestem bezpieczny”. Niestety – to ogromne nieporozumienie. W świetle brytyjskiego prawa księgowa nie ponosi odpowiedzialności karnej ani administracyjnej wobec Companies House.
Jeśli dokumenty zostaną złożone z opóźnieniem lub błędami – to Ty, jako dyrektor, zapłacisz karę.
Twarde fakty o odpowiedzialności
- Księgowy nie odpowiada za błędy wobec urzędów – dyrektor firmy odpowiada osobiście.
- Nawet przy podpisanej umowie, odpowiedzialność księgowego jest tylko cywilna – i to pod warunkiem, że dokument to wyraźnie przewiduje.
- Dochodzenie roszczeń cywilnych to czas, koszty i stres, a w międzyczasie kara już dawno trafi na Twoje konto.
Chcesz walczyć z księgową? Trzeba:
- Zebrać dowody (e-maile, umowy, zlecenia),
- Wnieść sprawę do sądu cywilnego,
- Liczyć na to, że księgowa nie zniknie, nie zbankrutuje i ma wykupione ubezpieczenie.
I nawet jeśli wygrasz – kara nałożona przez Companies House musi zostać zapłacona wcześniej.
Companies House ma nowe zęby – od marca 2024
Na mocy ustawy Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, Companies House działa dziś zdecydowanie:
- sprawdza treść i jakość dokumentów,
- egzekwuje terminy,
- nakłada kary bez ostrzeżenia,
- może wszcząć postępowanie karne,
- a nawet rozwiązać Twoją firmę bez Twojej zgody.
Jakie kary Ci grożą?
📊 Annual Accounts:
- do 1 miesiąca spóźnienia – £150
- 1–3 miesiące – £375
- 3–6 miesięcy – £750
- powyżej 6 miesięcy – £1,500
➡️ Kolejne opóźnienie = kara podwójna.
📝 Confirmation Statement:
- brak złożenia w terminie = przestępstwo
- kara dzienna, postępowanie sądowe,
- możliwa dyskwalifikacja dyrektora nawet na 15 lat.
Dokumenty rejestrowe firmy Ltd – o co warto zadbać?
Jeśli zakładasz spółkę Ltd przez pośrednika, np. księgową, upewnij się, że otrzymasz komplet dokumentów:
- Memorandum of Association – potwierdzenie założenia spółki przez wspólników,
- Articles of Association (statut) – zasady działania Twojej firmy,
- Certyfikat udziałów (Share Certificate) – dowód, że jesteś właścicielem udziałów.
📌 W praktyce wiele polskich firm oferujących rejestrację spółki w UK nie dostarcza tych dokumentów, choć prawo tego wymaga. Do tej pory mogło to uchodzić płazem – dziś może skończyć się karą finansową lub rozwiązaniem spółki.
Pamiętaj – Companies House może zakwestionować legalność spółki bez odpowiednich dokumentów rejestrowych.
Co warto zrobić już dziś?
✅ Zachowaj kod autentykacyjny i nie oddawaj go nikomu na stałe,
✅ Regularnie loguj się do Companies House,
✅ Monitoruj terminy i dokumenty,
✅ Nie polegaj wyłącznie na księgowej – bądź czujnym dyrektorem,
✅ Zadbaj o komplet dokumentów rejestrowych swojej spółki.
Zaufaj polskiemu prawnikowi w UK
Jeśli nie masz czasu ani chęci, by ogarniać to wszystko samodzielnie – zleć to profesjonaliście. Jako radczyni prawna, która zna brytyjski system od podszewki, mogę:
- złożyć za Ciebie confirmation statement i sprawozdania finansowe,
- monitorować zgodność z przepisami,
- pilnować korespondencji z Companies House,
- aktualizować dane firmy,
- uchronić Cię przed błędami, które mogłyby Cię drogo kosztować.
Podsumowanie
- Nie księgowa, lecz Ty odpowiadasz za błędy wobec Companies House.
- Od marca 2024 roku przepisy są ostrzejsze niż kiedykolwiek.
- Brak formalności = ryzyko kar, a nawet likwidacji spółki.
- Zadbaj o dokumenty, kod, terminy – albo powierz to komuś, kto naprawdę się zna.
