Po Brexicie rozliczanie podatku VAT w Wielkiej Brytanii stało się znacznie bardziej skomplikowane dla firm z Polski. Dla jednych przedsiębiorców to temat incydentalny – np. gdy przyjeżdżają na targi branżowe, wynajmują stoisko czy kupują usługi w UK. Dla innych – szczególnie firm transportowych i logistycznych – to codzienność: paliwo, naprawy czy serwis pojazdów na trasach brytyjskich.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma sporadycznie ponosi koszty w UK, czy działa tu regularnie – w wielu przypadkach masz prawo do odzyskania brytyjskiego VAT. Zwrot VAT z UK to często kilka lub kilkanaście tysięcy funtów rocznie – pieniądze, które warto odzyskać zamiast zostawiać w HMRC.
W tym przewodniku wyjaśniamy:
- na jakiej podstawie prawnej można odzyskać VAT w UK,
- kiedy wystarczy procedura zwrotu, a kiedy konieczna jest rejestracja do VAT,
- jakie dokumenty i faktury są wymagane,
- jak wygląda proces krok po kroku oraz co zrobić w razie odmowy HMRC.
Przygotowaliśmy również praktyczne przykłady dla firm transportowych oraz checklistę dokumentów, które warto zebrać, zanim zgłosisz się do HMRC.
Podstawa prawna – na jakiej zasadzie można odzyskać VAT w UK?
Odzyskiwanie VAT przez polskie firmy w Wielkiej Brytanii odbywa się na dwóch podstawach prawnych, w zależności od charakteru działalności:
Procedura zwrotu VAT dla podmiotów zagranicznych (tzw. 13th Directive refund)
- Uregulowana w Value Added Tax Act 1994, s. 39 oraz VAT Regulations 1995, Part 20.
- Obowiązuje w oparciu o Dyrektywę Rady 86/560/EWG (13th Directive), stosowaną wobec przedsiębiorców spoza UE po Brexicie.
- Pozwala odzyskać VAT zapłacony w UK, jeśli firma z Polski:
- nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w UK,
- nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT w UK
- poniosła koszty związane z działalnością gospodarczą (np. paliwo, targi, naprawy).
Rejestracja jako zagraniczny podatnik VAT w UK
- Na podstawie VAT Act 1994, Schedule 1 i Schedule 3 firma z Polski może zarejestrować się w HMRC jako podatnik VAT nieposiadający siedziby w UK (non-established taxable person – NETP).
- Wtedy składa normalne deklaracje VAT i w ich ramach rozlicza oraz odzyskuje VAT od poniesionych kosztów.
- W tym trybie można także cofnąć się i odliczyć VAT od zakupów dokonanych przed rejestracją:
• do 4 lat wstecz w przypadku towarów (jeśli nadal są w posiadaniu firmy),
• do 6 miesięcy wstecz w przypadku usług.
Kiedy przysługuje zwrot VAT w UK – typowe przypadki
Polska firma może ubiegać się o zwrot VAT w UK w sytuacjach takich jak:
- zakupy towarów i usług w Wielkiej Brytanii (np. materiały, hotele, wynajem stoisk targowych),
- paliwo i naprawy pojazdów w przypadku firm transportowych,
- import towarów po Brexicie (VAT od importu można rozliczyć w deklaracji).
Przykład: polska firma szkoleniowa wynajęła salę konferencyjną w Londynie i zapłaciła VAT 20%. Ten VAT można odzyskać w procedurze 13th Directive.
Czy potrzebna rejestracja do VAT w UK – stałe miejsce i zakres działalności
- Zwrot bez rejestracji (13th Directive) – możliwy, jeśli firma działa tylko okazjonalnie na rynku brytyjskim, nie ma stałego biura, magazynu ani personelu w UK.
- Rejestracja VAT jako NETP – obowiązkowa, jeśli firma sprzedaje towary lub świadczy usługi w UK na większą skalę, szczególnie B2C. Wtedy VAT odzyskuje się w drodze deklaracji.
Dokumenty i faktury – wymogi, dane kontrahenta, korekty
Aby uzyskać zwrot, faktury muszą spełniać warunki z VAT Regulations 1995, reg. 14:
- zawierać dane polskiej firmy (nazwa, adres),
- dane dostawcy w UK wraz z jego numerem VAT,
- kwotę i stawkę VAT,
- jednoznaczny opis towarów/usług.
Brak tych elementów to podstawa do odmowy zwrotu.
Zwrot VAT od paliwa, napraw i usług dla firm transportowych
Firmy transportowe i logistyczne mogą ubiegać się o zwrot VAT zapłaconego w UK za:
- paliwo tankowane na stacjach,
- naprawy i części,
- parkingi, opłaty drogowe, serwis pojazdów.
Kluczowe zasady:
- Dowody zakupu – HMRC wymaga faktur (VAT invoices). Paragon fiskalny z pompy nie wystarcza, chyba że zawiera wszystkie elementy faktury (zwykle nie zawiera). Dlatego należy zawsze żądać invoice wystawionego na firmę. Dopuszczalne są również faktury zbiorcze (np. miesięczne zestawienia z warsztatu).
- Tylko działalność B2B – zwrot przysługuje wyłącznie, jeśli wydatki są związane z usługami świadczonymi na rzecz klientów biznesowych. Transport prywatny czy usługi dla osób fizycznych nie kwalifikują się.
- Spójność dokumentacji – warto dołączać listy przewozowe (CMR), zlecenia transportowe czy rejestr tras, aby wykazać, że paliwo i naprawy były niezbędne do wykonania usługi w UK.
Eksport z Polski a import do UK – różnica w rozliczeniach
- Z perspektywy polskiej księgowości wywóz towarów do Wielkiej Brytanii to eksport poza UE (ze stawką VAT 0%, jeśli spełnione są wymogi dokumentacyjne).
- Z perspektywy brytyjskiej księgowości te same towary są traktowane jako import do UK i podlegają brytyjskiemu VAT oraz ewentualnemu cłu.
Dlatego każda firma z Polski, która sprzedaje towary do UK, musi posiadać numer EORI GB i rozliczać VAT importowy zgodnie z brytyjskimi przepisami.
EORI i import po Brexicie – cło/VAT, rozliczanie importu
Po Brexicie każda firma z Polski importująca towary do UK musi posiadać numer EORI GB.
- Bez numeru EORI nie można dokonać odprawy.
- VAT od importu można rozliczyć w deklaracji (postponed VAT accounting), zamiast płacić go na granicy.
Jak złożyć wniosek/rozliczyć VAT – kanały, terminy, okresy
- Zwrot bez rejestracji (13th Directive):
- należy wypełnić formularz VAT65A,
- wydrukować i wysłać do HMRC w Wolverhampton,
- dołączyć faktury, dowody zapłaty i – jeśli nie są po angielsku – tłumaczenia,
- termin: do 30 września roku następującego po roku podatkowym, w którym dokonano zakupu.
- Zwrot w ramach rejestracji VAT (NETP): składanie deklaracji VAT (quarterly returns) przez HMRC Online Services.
Najczęstsze błędy – niewłaściwa stawka, brak rejestru zakupów
HMRC odrzuca wnioski głównie z powodów:
- brak faktur spełniających wymogi VAT,
- zakupy wykorzystywane do celów prywatnych,
- nieuzasadnione koszty (np. brak związku z działalnością w UK),
- brak numeru EORI przy imporcie.
Co zrobić, jeśli HMRC odmówi zwrotu?
- Zwrot bez rejestracji (13th Directive): można złożyć odwołanie (appeal) w ciągu 30 dni.
- Alternatywa: firma może zarejestrować się jako podatnik VAT w UK (NETP), złożyć deklarację VAT i rozliczyć koszty w ramach odliczenia. W tym trybie można odliczyć VAT za zakupy:
- do 4 lat wstecz (towary),
- do 6 miesięcy wstecz (usługi).
Checklista dla finansów – co przygotować przed zgłoszeniem
- faktury VAT spełniające wymogi,
- rejestr zakupów,
- dokumenty potwierdzające charakter działalności (np. kontrakty, CMR),
- numer EORI (jeśli dotyczy),
- dane do logowania w HMRC lub pełnomocnictwo dla księgowego.
Zobacz naszą ofertę związaną z rozliczeniem VAT.
FAQ
Czy bez biura w UK mogę odzyskać VAT?
Tak, jeśli nie masz stałego miejsca działalności, możesz skorzystać z procedury 13th Directive.
Zwrot VAT przy wydarzeniach/targach w UK – jak?
Wydatki na targi (wynajem stoiska, hotele) są kwalifikowane, jeśli faktury są wystawione na Twoją firmę.
Ile trwa zwrot VAT z HMRC?
Zwykle od 3 do 6 miesięcy. HMRC może zażądać dodatkowych dokumentów.
Czy można łączyć wydatki sprzed rejestracji?
Tak – przy rejestracji jako podatnik VAT w UK można cofnąć się 4 lata (towary) i 6 miesięcy (usługi).
Czy potrzebuję brytyjskiego konta bankowego, aby otrzymać zwrot VAT?
Nie – HMRC może przelać zwrot również na konto zagraniczne (np. w Polsce). Należy jednak podać poprawny numer IBAN i SWIFT. Czas realizacji bywa wtedy nieco dłuższy.
Czy możecie pomóc w odzyskaniu VAT w UK?
Tak. Jako zarejestrowany agent podatku VAT w Wielkiej Brytanii zajmujemy się tym na bieżąco dla naszych klientów. Składamy wnioski i deklaracje bezpośrednio poprzez nasze