Self-billing i IR35 w UK – jak legalnie i bezpiecznie współpracować z podwykonawcami
Co to jest self-billing?
Self-billing to system, w którym firma zlecająca (np. firma kurierska, sprzątająca, transportowa) sama wystawia fakturę VAT w imieniu swojego wykonawcy (freelancera, sole trader’a, subcontractora), a następnie dokonuje płatności – bez oczekiwania na fakturę od niego. Podstawy prawne tego systemu to:
- VAT Regulations 1995 (Reg. 13(3)),
- VAT Notice 700/62: Self-Billing.
Self-billing wymaga pisemnej zgody obu stron oraz spełnienia określonych warunków formalnych.
Dla kogo jest self-billing?
Jeśli prowadzisz firmę:
- kurierską – kierowcy pracują na Twoich trasach, w Twoich godzinach, swoim autem i paliwem, a Ty masz pełną ewidencję zleceń i ich realizacji,
- sprzątającą – zespół pracuje wg grafiku, Ty wiesz kto i gdzie był, na jakich warunkach,
- budowlaną – masz wykonawców rozliczanych dniówkami lub etapami robót,
- transportową – kierowcy jeżdżą Twoimi autami, tankują na Twoje konto, a Ty płacisz im wg stawki za milę,
…to self-billing może znacznie uprościć Twoją księgowość i zabezpieczyć rozliczenia.
Plusy self-billingu
Dla firmy (zleceniodawcy):
- Automatyczne rozliczenia bez oczekiwania na fakturę,
- Pełna kontrola nad dokumentacją VAT i terminami,
- Eliminacja błędów w wystawianiu faktur przez nieprzeszkolonych subcontractorów,
- Lepsza spójność dokumentacji dla HMRC i audytów.
Dla subcontractora:
- Nie musi sam wystawiać faktur,
- Dostaje gotowy dokument VAT zgodny z przepisami,
- Płatność trafia szybciej i bez błędów,
- Może skupić się na pracy, nie na formalnościach.
Czy trzeba drukować faktury?
Nie ma takiego obowiązku. Faktury w systemie self-billing mogą być:
- Przesyłane mailowo w formacie PDF,
- Archiwizowane w formie elektronicznej,
- Przechowywane przez minimum 6 lat dla celów VAT.
Jak powinna wyglądać umowa self-billing?
Umowa self-billing musi być zawarta na czas nieokreślony, ale z zapisem o cyklicznej aktualizacji i weryfikacji (najrzadziej co 12 miesięcy).
Obowiązkowe elementy:
- Dane obu stron (firma i subcontractor),
- Zgoda subcontractora na self-billing,
- Oświadczenie, że subcontractor nie będzie wystawiał samodzielnych faktur za usługi objęte tą umową,
- Obowiązek informowania o zmianach statusu VAT,
- Potwierdzenie, że faktury będą przesyłane elektronicznie,
- Zobowiązanie do przechowywania kopii faktur przez 6 lat,
- Odwołanie do przepisów: UK VAT Regulations 1995 oraz VAT Notice 700/62.
Skąd się wzięło „odnawianie co 12 miesięcy”?
To nie jest wymóg odnawiania umowy jako całości, lecz obowiązek okresowego potwierdzenia zgodności warunków self-billing między stronami – zgodnie z HMRC VAT Notice 700/62, sekcja 4.2:
“You must review your self-billing agreements at regular intervals (at least annually) to ensure that the arrangement still meets the conditions set out in this notice.”
Co to oznacza w praktyce?
- Umowa może i powinna być na czas nieokreślony (z możliwością wypowiedzenia),
- Ale przynajmniej raz do roku obie strony muszą potwierdzić pisemnie, że nadal akceptują warunki self-billingu.
Najczęściej odbywa się to w formie:
- aneksu,
- krótkiego potwierdzenia mailowego z załącznikiem (np. „potwierdzamy kontynuację umowy self-billing z datą zawarcia…”),
- lub poprzez nowy dokument potwierdzający aktualność danych VAT i zgody na fakturowanie.
Ważne
Umowa self-billing (czy z VAT-owcem, czy bez):
- 🛑 NIE jest zgłaszana do HMRC ani żadnego innego urzędu skarbowego z urzędu.
Nie ma obowiązku rejestracji, składania ani raportowania samej umowy. - Ale:
- ✅ Musi być sporządzona na piśmie,
✅ Musi być dostępna do wglądu w razie kontroli HMRC,
✅ Dla VAT-owców – musi spełniać warunki z VAT Notice 700/62, w tym coroczne potwierdzenie, że układ nadal obowiązuje. - Czyli: umowa nie jest zgłaszana, ale musi istnieć i być aktualna, jeśli ktoś o nią zapyta – a HMRC może zapytać przy każdej okazji.
⚠️ Co jeśli nie masz formalnej umowy self-billing?
Jeśli wystawiasz faktury w imieniu swoich podwykonawców, ale nie masz formalnej pisemnej umowy self-billing – niezależnie od tego, czy są oni VAT-owcami czy nie – narażasz swoją firmę na poważne ryzyko. Umowa co prawda nie musi być zgłaszana do HMRC, ale musi istnieć, być aktualna i gotowa do okazania na wypadek kontroli. W przypadku jej braku:
- HMRC może zakwestionować sposób dokumentowania transakcji i odrzucić koszty w księgach,
- odliczenie VAT-u (jeśli dotyczy) może zostać cofnięte, a firma zobowiązana do dopłat,
- rozliczenia mogą zostać uznane za nieformalnie prowadzone – co otwiera drogę do zarzutów o nieprawidłowości, w tym potencjalnie zatrudnienie pozorne,
- nie będziesz mieć zabezpieczenia prawnego w razie sporu ze swoim podwykonawcą.
Dlatego każda firma stosująca self-billing powinna mieć prawidłową, podpisaną i systematycznie aktualizowaną umowę – nawet jeśli podwykonawcy nie są VAT-owcami.
Czy stosowanie self-billing może prowadzić do domniemania „quasi employment” pod IR35?
Tak – może być jednym z elementów, które HMRC bierze pod uwagę przy analizie relacji B2B, zwłaszcza w kontekście IR35 oraz tzw. off-payroll working rules.
Self-billing sam w sobie nie przesądza o zatrudnieniu pozornym, ale może budzić wątpliwości, jeśli:
- subcontractor pracuje wyłącznie dla jednej firmy przez dłuższy czas,
- nie wystawia samodzielnie faktur (czyli nie kontroluje własnych rozliczeń),
- nie ponosi ryzyka finansowego (np. nie płaci za swoje auto, paliwo, sprzęt),
- firma zlecająca kontroluje miejsce, czas, sposób wykonania pracy (tzw. „supervision, direction and control”).
Czyli: czy self-billing = IR35?
🔍 Nie zawsze, ale może być czerwonym światłem, jeśli nie towarzyszy mu:
- umowa wyraźnie podkreślająca niezależność,
- brak nadzoru operacyjnego nad wykonawcą,
- dowody na to, że podwykonawca działa na własny rachunek (np. ma innych klientów, swoje narzędzia pracy, ubezpieczenie).
👉 Jeśli klient ma subcontractorów, którym wystawia faktury przez self-billing, ale ci są zależni tylko od niego, to warto sprawdzić:
- czy nie powinien ich mieć na PAYE jako pracowników,
- albo czy nie podlega nowym zasadom IR35 (dla średnich i dużych firm).
Czym są zasady IR35 (off-payroll working rules)?
To zasady mające na celu zwalczanie zatrudnienia pozornego – czyli sytuacji, gdy ktoś formalnie prowadzi firmę (np. jako sole trader lub przez Ltd), ale pracuje jak pracownik dla jednej firmy:
- ma stałe godziny,
- wykonuje polecenia,
- nie ponosi ryzyka,
- używa sprzętu zleceniodawcy,
- nie szuka innych klientów.
W takiej sytuacji HMRC może uznać, że to nie jest B2B tylko ukryte zatrudnienie, a firma powinna go rozliczać jak pracownika (PAYE) – czyli płacić NIC, holiday pay, pension itd.
Kogo obowiązuje IR35?
✅ Od kwietnia 2021 zasady IR35 w sektorze prywatnym:
- obowiązują średnie i duże firmy zlecające usługi przez subcontractorów (głównie spółki Ltd),
- to firma-zleceniodawca jest odpowiedzialna za ocenę statusu IR35 (czyli nie subcontractor!),
- jeśli uzna, że relacja podpada pod IR35 – musi go rozliczyć jak pracownika (PAYE).
❌ Wyjątek – małe firmy (small company exemption):
Firma zlecająca nie musi stosować IR35, jeśli spełnia 2 z 3 warunków:
- obrót poniżej £10.2 mln,
- bilans poniżej £5.1 mln,
- mniej niż 50 pracowników.
Wtedy obowiązek sprawdzenia i ryzyko podatkowe pozostaje po stronie subcontractora (czyli najczęściej jego Ltd).
Podsumowanie
Self-billing to wygodne i efektywne rozwiązanie, dzięki któremu:
- Nie czekasz aż podwykonawca wystawi fakturę,
- Wszystkie dokumenty są w jednym formacie, tworzone przez jedną osobę,
- Faktury mogą być generowane bezpośrednio w systemie księgowym,
- Proces rozliczeń jest zautomatyzowany i zgodny z wymaganiami HMRC.
Jeśli chcesz pracować w ten sposób:
- Opracuję dla Ciebie umowę z podwykonawcami, zawierającą wszystkie wymagane zapisy self-billing,
- Dopilnuję jej cyklicznej aktualizacji i zgodności z prawem,
- Poprowadzę Twoją księgowość oraz zajmę się wystawianiem faktur w imieniu Twoich podwykonawców, zgodnie z Twoimi wyliczeniami,
- lub
- Zapewnię Ci dostęp do prostego i legalnego narzędzia do fakturowania subcontractorów.
