Przechowywanie dokumentacji firmowej w UK
Ogólna zasada dotycząca dokumentacji finansowo-księgowej jest taka, że należy ją przechowywać przez okres minimum 6 lat, licząc od końca okresu, którego dotyczy, to są pewne wyjątki.
Dokładny czas przechowywania dokumentacji zależy od struktury Twojej firmy – zasadniczo od tego, czy prowadzisz działalność na własny rachunek, czy prowadzisz spółkę Ltd. Jeśli jesteś pracodawcą, niezależnie od struktury Twojej firmy, masz również pewne obowiązki w zakresie przechowywania dokumentów.
Jeśli jesteś samozatrudniony
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub jesteś w spółce osobowej nieposiadającej osobowości prawnej (partnership), musisz przechowywać dokumentację handlową przez co najmniej pięć lat po 31 stycznia odpowiedniego roku podatkowego. Rejestry te obejmują całą dokumentację sprzedaży, wydatki biznesowe, dochody osobiste, pieniądze wpłacone i wycofane z firmy, a także informacje o podatku VAT i PAYE, jeśli mają zastosowanie.
Bycie przedmiotem dochodzenia HMRC oznacza, że będziesz musiał zachować te dane, dopóki HMRC nie zaleci inaczej. We wszystkich przypadkach wymagana dokumentacja obejmuje zazwyczaj wyciągi bankowe, rachunki sprzedaży, faktury zakupu, odcinki książeczek czekowych i dokumentację VAT.
Jeśli otrzymałeś dotację rządową, zasadniczo powinieneś przechowywać dokumentację przez okres czterech lat od daty otrzymania dotacji.
Spółka Ltd
Następujące informacje należy zachować przez cały okres istnienia firmy: Spółka Ltd
- dokumenty założycielskie spółki – tj. akt założycielski i statut spółki
- statutowe rejestry spółek – są to m.in. rejestr wspólników, rejestr dyrektorów, rejestr adresów zamieszkania dyrektorów, rejestr sekretarek, rejestr PSC
- dokumenty dotyczące transakcji na udziałach – m.in. zwroty przydziału (formularz SH01)
- formularze przeniesienia udziałów (formularz J30) oraz kopie wyemitowanych dokumentów udziałów
- kopie uchwał spółki oraz protokoły posiedzeń (zarządu i walnego zgromadzenia) należy przechowywać przez okres co najmniej 10 lat od dnia podjęcia uchwały lub zgromadzenia.
Inne ważne dokumenty firmowe, które należy zachować, obejmują dokumenty i informacje dotyczące:
- obligacje, pożyczki i hipoteki zabezpieczone na majątku spółki – przechowuj przez 6 lat od daty rozliczenia
- zabezpieczenia, gwarancje i inne umowy lub porozumienia – przechowuj przez 6 lat po wygaśnięciu umowy
- nabycie przez spółkę własnych udziałów – okres przechowywania wynosi 10 lat od dnia nabycia
- umowy leasingu komercyjnego – okres przechowywania wynosi 12 lat od zakończenia umowy leasingu i wszelkich zobowiązań wynikających z umowy
- akty własności oraz wszelkie inne dokumenty związane z gruntami lub budynkami będącymi własnością spółki – przechowuj na stałe lub zachowaj kopie przez okres minimum 6 lat od dnia zbycia majątku
- polisy ubezpieczeniowe i roszczenia z tytułu ubezpieczenia biznesowego – przechowuj przez 3 lata po wygaśnięciu polisy lub dacie rozliczenia
- zaświadczenie o ubezpieczeniu odpowiedzialności pracodawcy – przechowuj przez 40 lat od dnia rozpoczęcia lub przedłużenia ubezpieczenia
W zależności od wielkości i potrzeb Twojej firmy korzystne może okazać się wyznaczenie doświadczonego sekretarza firmy, który będzie nadzorował wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji i zapewniał zgodność z przepisami.
Dokumentacja finansowo-księgowa firmy
Zdecydowana większość dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej Twojej firmy musi być przechowywana przez co najmniej 6 lat od zakończenia roku obrotowego lub okresu rozliczeniowego, którego dotyczy.
Przykładowo zapisy za okres rozliczeniowy kończący się 31 marca 2024 r. należy przechowywać do 31 marca 2030 r.
Dokumentacja finansowo-księgowa, którą należy przechowywać, obejmuje:
- wszystkie sumy pieniędzy wydane przez firmę (np. paragony, książeczki kasowe, formularze zamówień i dowody dostawy)
- wszystkie sumy pieniężne, które firma otrzymuje (np. faktury, umowy, księgi sprzedaży i rolki kasowe)
- wyciągi z rachunków bankowych firmy i korespondencja
- szczegółowe informacje dotyczące majątku spółki
- zobowiązania spółki – czyli długi, które spółka ma i/lub jest dłużna
- zestawienia stanu posiadania spółki na koniec każdego roku obrotowego
-
zestawienia inwentaryzacyjne, z których korzystasz przy obliczaniu stanu zapasów
-
wszystkie towary, które firma kupuje oraz komu (z wyjątkiem towarów, które sprzedajesz w ramach zwykłego handlu detalicznego)
-
bony dywidendowe
-
wszelkie inne dokumenty finansowe, informacje i obliczenia używane do przygotowywania i składania rocznych sprawozdań finansowych i zeznań podatkowych firmy oraz obliczania zobowiązania z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych
Rejestry VAT
Jeżeli Twoja firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT i korzystasz z VAT One Stop Shop (OSS) lub VAT Mini One Stop Shop (MOSS), musisz przechowywać swoją ewidencję VAT przez co najmniej 10 lat. We wszystkich pozostałych przypadkach obowiązuje standardowy 6-letni okres przechowywania.
Moment, od którego rozpoczyna się okres przechowywania ewidencji VAT (czy będzie to 6 czy 10 lat) zależy od charakteru dokumentu:
- Jeżeli dokument rejestruje pojedyńcze zdarzenia (np. faktura), należy go przechowywać przez 6 lat od daty wystawienia.
- Jeżeli dokument zawiera podsumowanie (np. bilans lub rachunek handlowy), należy go przechowywać przez 6 lat od daty sporządzenia.
- Dokumenty rejestrujące ciąg zdarzeń (np. księga rachunkowa, dziennik lub księga inwentarzowa prowadzone w księdze oprawionej) należy zwykle przechowywać przez 6 lat od daty ostatniego wpisu w księdze oprawionej. Te przechowywane w segregatorze luźnym lub na karcie należy przechowywać przez okres 6 lat od dnia ostatniego wpisu w księdze luźnej. Jeśli prowadzisz dokumentację w formacie cyfrowym, powinieneś traktować ją tak samo, jak dokumentację papierową.
W ograniczonych okolicznościach HMRC może udzielić ulgi umożliwiającej firmie zarejestrowanej jako podatnik VAT prowadzenie niektórych rejestrów VAT przez krótszy okres.
Jeśli jesteś pracodawcą
Przepisy Pay as You Earn Regulation z 2003 r. nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania wszystkich rejestrów PAYE przez okres co najmniej 3 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Przykładowo ewidencja PAYE za rok podatkowy kończący się 5 kwietnia 2024 r. musi być przechowywana do 5 kwietnia 2027 r.
Zgodnie z Regulaminem PAYE do dokumentów i zapisów, które należy prowadzić należą:
- powiadomienia o kodach podatkowych
- Formularze P46 i kopie P45
- obliczenia dochodów pracowników
- płatności, których dokonujesz na rzecz pracowników (płace, płatności ustawowe, wydatki)
- obliczenia potrąceń z wynagrodzenia w zakresie podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne (NIC).
- płatności dokonywane na rzecz HMRC (odliczenia z tytułu podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne pracowników oraz składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy)
- Odliczenia z tytułu pożyczki studenckiej i pożyczki podyplomowej
- szczegóły dotyczące choroby i urlopu pracownika
- wszelkie podlegające opodatkowaniu wydatki i podlegające opodatkowaniu świadczenia, które zapewniasz
- wszelkie informacje, które musisz przekazać HMRC na formularzach P11D i P9D
- dokumenty dotyczące programu wynagrodzeń
Jako pracodawca musisz także prowadzić wystarczającą dokumentację wykazującą, że Twoja firma wywiązuje się ze swoich obowiązków w zakresie krajowej płacy minimalnej i płacy wystarczającej na utrzymanie, płacąc pracownikom co najmniej płacę minimalną. Od 1 kwietnia 2021 r. ustawowy okres przechowywania takiej dokumentacji wynosi 6 lat, licząc od końca okresu rozliczeniowego wynagrodzenia, którego dokumentacja dotyczy.
W przypadku automatycznej rejestracji (emerytury pracowniczej) musisz przechowywać dokumentację przez co najmniej 6 lat, z wyjątkiem dokumentacji dotyczącej rezygnacji, którą musisz przechowywać tylko przez 4 lata.
Jak i gdzie przechowywać dokumentację firmy?
Brak fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentacji może być problemem dla niektórych firm, ale jeśli chcesz, możesz przechowywać ją w formie cyfrowej, a nie papierowej – pamiętaj tylko, że musi być ona wyraźnie czytelna.
Możesz prowadzić dokumentację swojej firmy w formie papierowej, elektronicznej lub jako część oprogramowania, takiego jak np. Xero, QuickBooks lub FreeAgent. Zazwyczaj cyfrowe prowadzenie dokumentacji jest najbezpieczniejszą i najwygodniejszą metodą.
Jeśli jednak jesteś firmą zarejestrowaną jako płatnik podatku VAT, masz teraz prawny obowiązek prowadzenia cyfrowej ewidencji VAT, zgodnie z inicjatywą HMRC Making Tax Digital (MTD). W odpowiednim czasie MTD będzie mieć zastosowanie również do podatku dochodowego od osób prawnych.
Jeżeli masz prawny obowiązek przechowywania dokumentacji swojej firmy przez określony czas, musisz przechowywać tę dokumentację (lub udostępnić ją w formie cyfrowej) pod adresem swojej siedziby lub w pojedynczym alternatywnym miejscu kontroli (adres SAIL) przez ten sam okres czasu.
Jeśli przechowujesz swoją dokumentację w innym miejscu niż siedziba statutowa, masz obowiązek powiadomić o tym Companies House.
Jeśli dokumenty Twojej firmy zostaną zgubione, skradzione lub zniszczone
Należy dołożyć wszelkich starań, aby zastąpić lub zrekonstruować wszelkie dokumenty firmy, które zostały utracone, skradzione lub zniszczone.
Niektóre dokumenty, na przykład dokumenty dotyczące założenia firmy, można łatwo zastąpić. Możesz przeglądać i pobierać ich kopie bezpłatnie online za pośrednictwem serwisu Companies House.
Jeśli nie możesz zastąpić żadnej dokumentacji finansowej lub księgowej, musisz spróbować odtworzyć duplikaty. W takich przypadkach należy jak najszybciej powiadomić odpowiedni departament(y) HMRC.
Kary za prowadzenie ewidencji
HMRC może nałożyć kary, jeśli dokumentacja Twojej firmy okaże się nieodpowiednia lub jeśli nie będziesz jej przechowywać przez wymagany ustawowy okres przechowywania. W poważnych przypadkach możesz zostać ukarany grzywną do 3000 funtów lub dyskwalifikacją ze stanowiska dyrektora firmy.
