Pracownik w firmie w UK
7 rzeczy, które musisz zrobić, zatrudniając pracownika po raz pierwszy.
- Zdecyduj, ile komuś zapłacić – musisz płacić swojemu pracownikowi co najmniej krajową płacę minimalną.
Płaca minimalna zależy od wieku danej osoby i tego, czy jest ona praktykantem, ale niezależnie od tego, jak mała jest firma, pracodawcy muszą przestrzegać uzgodnionej płacy.
Istnieje kalkulator krajowej płacy minimalnej, który pozwala sprawdzić, czy płacisz właściwą pensję.
2. Sprawdź, czy dana osoba ma prawo do pracy w Wielkiej Brytanii.
Będziesz musiał sprawdzić, czy Twój nowy pracownik ma prawo do pracy w Wielkiej Brytanii.
Możesz to:
– sprawdzić to online, jeśli osoba ubiegająca się o posadę przekazała Ci swój “Share Code”
– sprawdzić oryginały dokumentów wnioskodawcy.
Pamiętaj, że prawo do pracy w Wielkiej Brytanii, ma każdy kto:
- jest obywatelem brytyjskim lub irlandzkim
- posiada status pre-settled lub settled
- ktoś kto złożył wniosek o taki status i czeka na decyzję
- kto posiada family permit z EU Settlement Scheme.
W zależności od sektora, w którym działa Twoja firma, mogą być wymagane inne szczegółowe kontrole zatrudnienia. Na przykład, jeśli zatrudniasz kierowcę pojazdu użytkowego, będziesz musiał przejść badanie wzroku.
Niektóre firmy mogą również uznać, że ubezpieczyciele wymagają od nich przeprowadzania kontroli stanu zdrowia pracowników.
Proszę pamiętać, że dyskryminacja potencjalnych nowych pracowników ze względu na niepełnosprawność, która nie uniemożliwia im pracy, jest niezgodna z prawem.
3. Sprawdź, czy musisz ubiegać się o czek DBS (dawniej znany jako czek CRB), jeśli pracujesz w branży wymagającej bezpieczeństwa, np. w opiece, bezpieczeństwie czy nauczaniu.
Ukończenie kontroli DBS (Disclosure and Barring Service) zajmuje zwykle około ośmiu tygodni, dlatego należy wziąć to pod uwagę z wyprzedzeniem.
4. Wykup ubezpieczenie pracownicze – ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracodawcy (employer liability insurance) jest Ci potrzebne już od chwili, gdy zostaniesz pracodawcą.
5. Stwórz odpowiednią dokumenatcję.
Twoja firma będzie musiała przesłać nowemu pracownikowi pisemne oświadczenie o zatrudnieniu, jeśli zatrudniasz go dłużej niż miesiąc.
Powinien to być formalny dokument zawierający opis stanowiska, wynagrodzenie, przewidywaną datę rozpoczęcia pracy nowego pracownika, miejsce, w którym pracownik będzie pracował, wszelką dokumentację wymaganą od pracownika, warunki, którym podlega oferta oraz harmonogram.
6. Zarejestruj się jako pracodawca w HM Revenue and Customs (HMRC) – możesz to zrobić do 4 tygodni przed zatrudnieniem pierwszego pracownika.
Proces rejestracji musi zostać zakończony na cztery tygodnie przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia pracownika.
Większość nowych pracodawców może zarejestrować się online, a długość rejestracji może zająć do dwóch tygodni.
7. Sprawdź, czy musisz automatycznie zapisać swoich pracowników do zakładowego programu emerytalnego.
Od 2018 roku pracodawcy muszą zapewnić uprawnionym pracownikom zakładowy program emerytalny.
Każdy pracownik w wieku od 22 lat do wieku emerytalnego, który zarabia ponad 10 000 funtów rocznie i jest uprawniony do pracy w Wielkiej Brytanii, zostanie automatycznie zarejestrowany.
Jeśli nie zrobisz tego na czas, możesz zostać ukarany grzywną.
Jaką dokumentację warto posiadać?
Dla pracowników PAYE (na umowę stałą lub na czas określony) lub bezpośrednio zatrudnionych pracowników PAYE pracujących dorywczo:
Zanim zaczną u Ciebie pracę, daj im “Offer Letter”, określający podstawowe warunki ich zaangażowania.
List z ofertą powinien również potwierdzać, że oferta zatrudnienia jest uzależniona od otrzymania przez Ciebie dowodu potwierdzającego prawo do pracy w Wielkiej Brytanii.
W piśmie należy także potwierdzić, czy oferta jest obwarowana innymi warunkami, np. otrzymaniem przez pracownika zadowalających referencji, posiadaniem przez niego ważnego prawa jazdy, pozytywnym sprawdzeniem rejestru karnego (DBS) itp.
Pracodawcy powinni przechowywać dokumentację rekrutacyjną przez okres jednego roku w przypadku wszystkich kandydatów do pracy, którzy nie przeszli rozmowy kwalifikacyjnej. Oczywiście, gdy oferujesz komuś pracę, będziesz przechowywać dokumentację tej aplikacji przez cały okres zatrudnienia u Ciebie i po jego zakończeniu, zgodnie z polityką prywatności i zalecaniami HMRC.
Od 6 kwietnia 2020 r. pracownicy muszą zgodnie z prawem otrzymać pisemne oświadczenie dotyczące warunków zatrudnienia (Written Statement of Employment Conditions) przed rozpoczęciem pracy lub najpóźniej pierwszego dnia w pracy (które należy przechowywać przez cały czas są zatrudnieni i przez okres po ich odejściu).
Im wcześniej przekażesz pracownikom pisemne oświadczenie, tym lepiej, aby nie było nieporozumień.
Umowy/oświadczenia są prawnie wiążące i dlatego stają się warunkami, których musi przestrzegać pracownik i które Ty musisz zapewnić.
Przekaż wszystkim pracownikom Politykę prywatności personelu (Staff Data Policy), zgodną z ogólnymi przepisami o ochronie danych, aby wiedzieli, co i dlaczego robisz z ich danymi osobowymi.
W umowie o pracę często znajduje się odniesienie do dokumentacji firmy dotyczącej pracownika (employee handbooks), w której pracownik może znaleźć dalsze informacje.
Dokumentacja ta stanowi kluczowe narzędzie umożliwiające połączenie wszystkich zasad wymaganych na mocy prawa i zawiera szczegółowe informacje na temat kluczowych warunków, w przypadku których istnieją minimalne wymagania określone w prawie.
Choć brzmi to nużąco, zasady są dobrym sposobem na upewnienie się, że Twoi pracownicy znają zasady i procedury, których muszą przestrzegać.
Dokumenty, które powinieneś uwzględnić w Employee Handbook:
-
Polityka dyscyplinarna i zwalniania (musisz zgodnie z prawem przedstawić pracownikom w ich pisemnym oświadczeniu swoją politykę dyscypliny i zwolnień lub podać ją tam, gdzie mogą ją znaleźć – musisz stosować tę politykę uczciwie; pozwalać pracownikom, aby towarzyszyło im na wszelkich spotkaniach; nie zwalniać pracowników w sposób niesprawiedliwy; prowadzić dokumentację postępowania dyscyplinarnego)
-
Polityka dotycząca skarg
-
Politykę BHP (wymaganą przez prawo, jeśli zatrudniasz więcej niż pięć osób) oraz powinieneś prowadzić rejestr wypadków, urazów i niebezpiecznych zdarzeń.
-
Zasady dotyczące płacy (zgodnie z prawem – musisz płacić swoim pracownikom i pracownikom co najmniej minimalną krajową płacę wystarczającą na utrzymanie i zapewnić równą płacę mężczyznom i kobietom; musisz także dostarczyć szczegółowe zestawienie wynagrodzeń (które musisz zachować kopie, aby wykazać zgodność z NMW /NLW) i nie dokonywać żadnych nieuprawnionych potrąceń z wynagrodzeń pracowników)
-
Zasady dotyczące równych szans (zgodnie z prawem – nie wolno dyskryminować personelu ani pozwalać na molestowanie i zastraszanie oraz należy dokonać rozsądnych dostosowań w miejscu pracy dla personelu, jeśli jest on niepełnosprawny)
-
Godziny pracy i nadgodziny z uwzględnieniem przerw i świąt (zgodnie z prawem – musisz przestrzegać przepisów Regulaminu czasu pracy dla pracowników i pracowników oraz prowadzić ewidencję)
-
Polityka chorobowa i nieupoważniona/uprawniona nieobecność (zgodnie z prawem – musisz wypłacać pracownikom/pracownikom ustawowe zasiłki chorobowe i prowadzić dokumentację; zapewniać pracownikom czas wolny w nagłych przypadkach, związanych z pracą przysięgłych itp.). Od 6 kwietnia 2014 r. Pracodawcy nie będą już mogli odzyskać kosztów SSP
-
Urlop macierzyński, adopcyjny, ojcowski, rodzicielski, rodzicielski urlop z powodu żałoby i wspólny urlop rodzicielski (musisz dokonywać ustawowych zasiłków macierzyńskich/adopcyjnych/ojcowskich na rzecz pracowników i pracownic oraz udzielać odpowiedniego urlopu wraz z urlopem przedporodowym i prowadzić dokumentację)
-
Zasady dotyczące odejść z pracy (obejmujące co najmniej minimalne wymagane prawnie okresy wypowiedzenia, które powinieneś dać pracownikom i które oni powinni ci zapewnić, oraz wymogi prawne, których musisz przestrzegać w przypadku zwolnień – czyli konieczność konsultacji z personelem w przypadku zwolnień, wypłacić co najmniej ustawowe minimalne wynagrodzenie za odprawę i zapewnić sobie czas wolny na poszukiwanie pracy lub szkolenie, jeśli zostaną zwolnieni). Możesz rozważyć restrykcyjne ustalenia w swoich umowach o pracę, np. klauzule zakazujące konkurencji, ale należy je opracować ostrożnie.
-
Elastyczny czas pracy (musisz uwzględnić prośby wszystkich pracowników o elastyczny czas pracy, jeśli spełniają kryteria kwalifikowalności)
-
Ustalenia wynikające z Ustawa o sygnalizowaniu nieprawidłowości i łapówkarstwie z 2010 r. (przyjmowanie prezentów), zgodnie z którą między innymi nie wolno traktować pracowników, którzy sygnalizują przypadki naruszenia, mniej przychylnie i należy wziąć pod uwagę konsekwencje ustawy o łapówkarstwie dla Twojej firmy.
-
Zapewnij Politykę RODO (zgodną z wymogami RODO dotyczącymi „dokumentacji”) wyjaśniającą, dlaczego informacje o ludziach są gromadzone i przetwarzane oraz jak długo są przechowywane, a także ich prawo do wglądu w swoje dane.
Istnieją również inne zagadnienia, których uregulowanie jest również zalecane w celu zapewnienia spójności, na przykład osobiste korzystanie z poczty elektronicznej/internetu, alkohol/narkotyki w miejscu pracy, zasady dotyczące ubioru i higieny osobistej, szczegółowe informacje na temat świadczeń firmowych, nadzór w miejscu pracy i własność intelektualna (w stosownych przypadkach), koszty podróży itp.
Zobacz także jak długo jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w naszym ARTYKULE.
Dla pracowników dorywczych lub wykonawców zatrudnionych za pośrednictwem agencji.
Przed 1 października 2011 r. można było zatrudnić tych pracowników na podstawie umowy z ich agencją i uzgodnić odpowiednią stawkę oraz warunki pracy. 1 października 2011 roku wszedł w życie Regulamin Pracowników Agencji, który wymaga, aby pracownicy tymczasowi byli traktowani na równi z pracownikami stałymi, z którymi współpracują, w zakresie wynagrodzenia zasadniczego i pracy w nadgodzinach, prawa do urlopu, przerw na odpoczynek i godzin pracy, płatnego czasu wolnego na leczenie przedporodowe – po 12 tygodniach pracy na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy.
Oznacza to zatem, że w przypadku zatrudnionych przez Ciebie pracowników tymczasowych/wykonawców musisz przeprowadzić pełną dyskusję z agencją ich dostarczającą na temat mających zastosowanie warunków zatrudnienia w agencji. Jeśli zatrudniasz wielu pracowników tymczasowych, oznacza to, że będziesz musiał dokładniej śledzić, jak długo dla Ciebie pracują, czym się zajmują, a także mieć świadomość „porównywalnych” warunków zatrudnienia na stałe.
Dla freelancerów i wykonawców (prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub Ltd)
Aby uniknąć przyszłych dochodzeń podatkowych, ważne jest, aby „status” freelancera był prawidłowy – zapytaj swojego księgowego o szczegóły dotyczące IR35.
Freelancerzy, w przeciwieństwie do pracowników, mają stosunkowo niewiele prawdziwych „praw pracowniczych”, ale podlegają przepisom dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy oraz będą objęci przepisami dotyczącymi dyskryminacji, jeśli będą świadczyć usługi osobiście. W określonych okolicznościach mogą one być również objęte przepisami dotyczącymi przerw i urlopów określonymi w Regulaminie czasu pracy.
Freelancerki również mogą w pewnych okolicznościach kwalifikować się do ustawowego zasiłku macierzyńskiego.
Poza tymi szczegółami umowa między Tobą powinna określać potrzeby i oczekiwania obu stron oraz powinna stanowić ramy prawne i zapewniać formalną definicję relacji biznesowej pomiędzy freelancerem a Tobą.
To pomaga uniknąć przyszłych nieporozumień i konfliktów.
Na koniec upewnij się, że Twoi freelancerzy/wykonawcy zapoznali się z umową i zaakceptowali ją przed rozpoczęciem pracy, aby później nie było żadnych sporów dotyczących ich warunków i postanowień umownych.
